Как работать с самозанятыми: пошаговая инструкция для ООО и ИП

Коротко: как работать с самозанятыми, решает сама компания или предприниматель, разрешений не нужно. Порядок простой: проверить статус исполнителя, подписать договор с понятным результатом, принять работу по акту, заплатить со счёта и получить чек. Налоги с этих денег платит сам исполнитель, 6% с оплаты от бизнеса, а заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы, пока у него есть чек. Ниже каждый шаг подробно и то, на чём чаще всего ошибаются.

Можно ли компании и ИП работать с самозанятыми

Можно, и закон о налоге на профессиональный доход не ограничивает, кем должен быть заказчик. Для бизнеса в этом прямая выгода: исполнителю на НПД не нужно платить страховые взносы и не нужно удерживать с него НДФЛ, он сам перечисляет 6% с каждой оплаты от компании или ИП (ст. 10 Закона № 422-ФЗ). Нет ни трудовой книжки, ни отпусков, ни отчётности по нему.

Жёстких ограничений три, и все они про то, кого и как вы нанимаете:

• нельзя платить по НПД своему бывшему работнику, если с увольнения прошло меньше двух лет (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ);
• нельзя оформлять так работу, которая по сути трудовая: с графиком, подчинением и окладом (ч. 2 ст. 15 ТК РФ);
• исполнитель должен быть самозанятым на дату каждой выплаты, а не только в день подписания.

Как работать с самозанятыми: 8 шагов

1. Проверьте статус. По ИНН исполнителя в сервисе ФНС или на нашей странице проверки, на сегодняшнюю дату. Сохраните результат: он пригодится при проверке.
2. Убедитесь, что это не ваш бывший сотрудник за последние два года. Лучше, если исполнитель подтвердит это пунктом договора.
3. Выберите вид договора. Услуга без вещественного результата: оказание услуг. Вещь или ремонт: подряд. Товар его производства: купля-продажа.
4. Подпишите договор с конкретным предметом, сроками, ценой и порядком приёмки. Компании подойдёт бланк для ООО, предпринимателю для ИП. Подписать можно и обменом сканами.
5. Примите работу по акту. В акте перечень сделанного, объём, стоимость и подписи обеих сторон: для компании это акт с организацией.
6. Заплатите со счёта по реквизитам из договора или счёта на оплату.
7. Получите чек из «Мой налог» с ИНН вашей компании: при безналичной оплате не позднее 9-го числа месяца, следующего за оплатой (ч. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ).
8. Храните комплект договор, акт, платёжку и чек не меньше пяти лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ) и перед крупными выплатами повторно проверяйте статус.

Какие документы нужны при работе с самозанятыми

Договор, счёт и акт можно собрать одним комплектом: данные вводятся один раз и переходят из документа в документ.

Налоги и взносы: что платит заказчик

Ничего сверх суммы договора, пока всё оформлено правильно. Доход самозанятого освобождён от НДФЛ (ч. 8 ст. 2 Закона № 422-ФЗ), а выплаты ему не облагаются страховыми взносами при наличии чека (ч. 1 ст. 15 того же закона). Поэтому такие выплаты не попадают ни в 6-НДФЛ, ни в расчёт по страховым взносам, и новой отчётности не появляется.

Всё освобождение держится на чеке. Если его нет, выплата для налоговой выглядит как вознаграждение обычному физлицу: с неё положены взносы, а расход на услуги не учитывается (ч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ). Если же исполнитель потерял статус, например превысил годовой лимит 2,4 млн рублей, платить его как самозанятого дальше нельзя: тогда НДФЛ и взносы начисляет уже заказчик.

Как ИП работать с самозанятыми

Почти так же, как организации, с тремя отличиями. В договоре у предпринимателя ИНН из 12 цифр и нет КПП, подписывает он сам, без устава и доверенности. Письменная форма для сделок ИП тоже обязательна при любой сумме (п. 1 ст. 161 и п. 3 ст. 23 ГК РФ).

Третье отличие в налогах самого ИП. На УСН «доходы минус расходы» и на общей системе оплата самозанятому уменьшает налог, если есть акт и чек, а на упрощёнке расход признаётся после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). На УСН «доходы» и патенте расходы не учитываются, и акт нужен только как доказательство, что работа сделана. Подробно на странице договора ИП с самозанятым.

Как организации и юридическому лицу работать с самозанятыми: бухгалтерия

Для компании акт и договор с самозанятым это первичные документы, и бухгалтерия проверит в них обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Договор подписывает директор по уставу или сотрудник по доверенности, и это видно в преамбуле. Если работа идёт долго, удобнее закрывать её этапами: отдельный акт и отдельный чек на каждый этап, тогда и расход признаётся постепенно.

Отдельно стоит договориться, как исполнитель предупредит о потере статуса: срок и обязанность возместить доначисления, если не предупредил. Оба пункта стоят в бланке для ООО.

Что делать, если исполнитель потерял статус

Статус слетает без предупреждения заказчика: превышен лимит 2,4 млн рублей за год, человек устроился в штат к вам же, снялся с учёта. С этого дня платить ему как самозанятому нельзя. Если выплата уже прошла, её пересчитывают как вознаграждение обычному физлицу: заказчик удерживает НДФЛ из следующих выплат, а если удерживать не из чего, сообщает налоговой о невозможности удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ), и начисляет страховые взносы.

Поэтому договор должен обязывать исполнителя сообщить о потере статуса в короткий срок, например за три дня, и возместить доначисления, если не сообщил. А перед каждой крупной оплатой статус стоит перепроверить по ИНН.

Самозанятый, ИП или сотрудник: что выгоднее компании

Для разовых и проектных задач выгоднее всего самозанятый. Если человек нужен постоянно, на полный день, с графиком и под вашим руководством, честнее и в итоге дешевле взять его в штат: экономия на взносах не перекроет доначисления при проверке.

Как платить, если исполнителей много

С одним-двумя исполнителями хватает обычного платежа со счёта и чека в ответ. Когда их десятки, ручная сверка чеков и статусов начинает съедать время бухгалтерии. Для этого есть сервисы массовых выплат самозанятым у банков и специализированных площадок: они сами проверяют статус перед каждой выплатой и собирают чеки. Учтите только, что работа через посредническую платформу подпадает под учёт 60 часов с 1 октября 2026 года.

Риски: когда работу с самозанятым признают трудовой

Главный риск при любой схеме один: подмена трудовых отношений. Его ищут по фактам, а не по названию договора. Насторожат проверяющих:

• график, подчинение начальнику и правилам внутреннего распорядка;
• одинаковая сумма дважды в месяц вместо оплаты за принятую работу;
• должность в предмете договора вместо задачи с результатом;
• рабочее место и оборудование компании;
• единственный заказчик у исполнителя месяцами подряд.

Если отношения признают трудовыми, компании пересчитают НДФЛ и взносы за весь период со дня фактического допуска к работе (ст. 19.1 ТК РФ), добавят пени и штраф 20% от недоимки (ст. 122 НК РФ). За саму подмену организацию штрафуют на 50–100 тысяч рублей, ИП на 5–10 тысяч (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Готовый договор удобно проверить на опасные слова до подписания.

Что изменилось с 1 октября 2026 года

Общих запретов нет. С 1 октября посреднические цифровые платформы считают часы: если исполнитель полгода подряд работает на одного клиента через площадку больше 60 часов в месяц, площадка на два месяца перестаёт сводить эту пару. По прямому договору между вашей компанией и самозанятым часы никто не считает. Подробный разбор: работа с самозанятыми с 1 октября и как считают 60 часов.

Частые вопросы

Сколько самозанятых может работать с одной компанией

Закон числа не ограничивает. Но налоговая с марта 2024 года передаёт трудовой инспекции сведения о компаниях, у которых совпали три признака: больше десяти исполнителей за год, в среднем больше 20 000 рублей в месяц на каждого и сотрудничество дольше трёх месяцев (приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н). Попадание в такой список само по себе не наказание, но вопросы будут.

Можно ли заключить с самозанятым долгосрочный договор

Можно: срок договора закон не ограничивает. Важно другое: чтобы работа описывалась задачами с результатом, а оплата шла за принятое по акту, а не одинаковой суммой дважды в месяц. Долгий договор с ровной «зарплатой» выглядит как наём.

Нужно ли сообщать в налоговую, что компания работает с самозанятым

Нет. Ни при заключении договора, ни при оплате заказчик ничего не подаёт: доход исполнитель отражает сам, формируя чек, и в чеке уже стоит ИНН заказчика.

А если заказчик самозанятого — обычный человек

Тогда ставка налога исполнителя 4%, а письменный договор обязателен при сумме больше 10 000 рублей (ст. 161 ГК РФ). Чек выдаётся так же, на каждую оплату. Для такого случая подходит обычный образец договора на оказание услуг.

Как платить самозанятому: на карту или на счёт

Компании и ИП удобнее и надёжнее платить безналично на счёт исполнителя по реквизитам из договора или счёта. Платёж с расчётного счёта сразу виден в учёте, а вместе с чеком и актом подтверждает расход без лишних объяснений.

На чём основана страница

• Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ о налоге на профессиональный доход: ст. 2, 6, 10, 14, 15.
• Гражданский кодекс: ст. 23, 161; Налоговый кодекс: ст. 122, 252, 346.17.
• Трудовой кодекс: ч. 2 ст. 15, ст. 19.1; КоАП РФ: ч. 4 ст. 5.27.
• Закон № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте: ст. 9, 29; приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н.

Страница обновлена 10 октября 2026

Страница опирается на Закон № 422-ФЗ о налоге на профессиональный доход, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Налоговый кодекс и КоАП. Какие именно статьи и где их прочитать